Bạn đang trong độ tuổi nào? Đang là sinh viên năm cuối hay đã có cho mình một công việc như ý? Tham gia các nhóm tuyển dụng việc làm trên khắp các trang mạng xã hội, hẳn bạn sẽ bắt gặp rất nhiều những bình luận dưới các bài đăng điển hình như ‘’Anh/ chị cho em xin JD với ạ?’’. JD rốt cuộc có sức hút mạnh mẽ như thế nào mà nhiều người muốn ‘’xin’’ như vậy?
JD là gì?
JD là viết tắt của cụm từ Job Description, hiểu đơn giản là bản mô tả công việc. JD khái quát vị trí, nhiệm vụ, quyền lợi,…nhà tuyển dụng mong muốn từ ứng viên cho vị trí nhân sự đang cần bổ sung trong doanh nghiệp. Nội dung của một bản JD thường đơn giản, ngôn ngữ dễ hiểu, ứng viên không khó để hình dung công việc mình cần làm.
Nội dung của một bản JD hoàn chỉnh
Thông thường, không có một quy chuẩn nhất định nào cho việc soạn một bản JD. Công việc khác nhau theo đó nội dung JD cũng khác nhau. Tuy nhiên, bất cứ loại hình văn bản nào cũng có những tiêu chí và đề mục nhất định để đầy đủ cơ bản.
Thông tin đơn vị tuyển dụng
Đây là thông tin vô cùng quan trọng trong một bản JD. Hầu hết các ứng viên đều sẽ tìm hiểu về doanh nghiệp trước khi quyết định nộp đơn ứng tuyển vào vị trí mình mong muốn. Doanh nghiệp càng có bề dày hoạt động, uy tín, có chính sách đãi ngộ nhân viên tốt luôn là đích đến của nhiều ứng viên, bởi họ biết đó là môi trường lành mạnh và tiềm năng cho họ thể hiện bản thân mình. Kèm theo tên doanh nghiệp là địa điểm trụ sở gặp mặt ứng viên, thời gian hoạt động của doanh nghiệp để tiến hành phỏng vấn và triển khai công việc.
Vị trí tuyển dụng
Đây chính là thứ bậc công việc trong một doanh nghiệp. Thêm vào đó, nhà tuyển dụng cần nêu rõ vị trí này liên quan đến các vị trí nào và chịu quản lý trực tiếp bởi các bộ phận nào.
Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của ứng viên
Đảm nhận công việc này, ứng viên cần thực hiện những việc gì, trong thời gian bao lâu và những tiêu chí hoàn thành công việc đó. Ứng viên cần tuân thủ những quy tắc, luật lệ nào doanh nghiệp đề ra và tiến hành công việc của mình trong phạm vi nào?
Yêu cầu về học vấn, kinh nghiệm, nền tảng
Doanh nghiệp đưa ra các tiêu chí về trình độ học vấn như tốt nghiệp Đại học hay Cao đẳng, một số doanh nghiệp không đề cao bằng cấp sẽ ưu tiên những ứng viên có kinh nghiệm thực tế trong nghề. Thường các ứng viên là sinh viên mới tốt nghiệp sẽ được đào tạo ban đầu vì chưa có kinh nghiệm, các ứng viên đã có nền tảng nhất định có thể được thử việc luôn và nâng lên một vị trí cao hơn nếu thể hiện tốt.
Thu nhập, chính sách đãi ngộ
Mục này đề cập đến mức lương ứng viên sẽ nhận được vào cuối tháng phù hợp với năng lực của họ. Ứng viên hoàn thành chỉ tiêu hoặc hoàn thành tốt hơn mong đợi sẽ được hưởng chính sách đãi ngộ, hay nói cách khác là khoản tiền thưởng hoặc xem xét thăng tiến. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể mở rộng việc có liên kết hay không với các trung tâm xã hội, để nhân sự của mình được đóng bảo hiểm một cách dễ dàng và tiện lợi nhất.
Một số giấy tờ cần thiết và thời gian ứng tuyển
Ứng viên được yêu cầu cung cấp các giấy tờ liên quan đến thông tin cá nhân như bản CV công việc, kèm theo đó có thể là giấy khám sức khỏe hoặc các văn bằng đi kèm. Thời gian ứng tuyển được thông báo để ứng viên sắp xếp nộp CV theo hình thức online hoặc trực tiếp.
Vai trò JD đối với nhà quản trị
Một bản JD đẹp về hình thức và chuẩn về nội dung sẽ phản ánh trực tiếp sự chuyên nghiệp của đội ngũ quản trị. Đây cũng là thước đo cho quyết định của nhà quản trị có nhận một ứng viên vào làm cho doanh nghiệp của mình hay không. Trong quá trình triển khai và tổng kết, JD cũng chính là cơ sở đánh giá ứng viên đã hoàn thành bao nhiêu % công việc. Từ đó, nhà quản trị có tiền đề để xây dựng cơ chế lương, thưởng phù hợp. JD giúp minh bạch các tiêu chí để giải quyết vấn đề giữa nhà tuyển dụng và ứng viên khi xảy ra tranh chấp.
Vai trò JD đối với ứng viên
Sự chuyên nghiệp dưới hình thức văn bản hóa của JD làm cho các ứng viên yên tâm hơn khi quyết định cống hiến công sức và trí tuệ của mình cho doanh nghiệp. Thông qua các đề mục mô tả quyền hạn, nhiệm vụ, ứng viên hình dung rõ được phần việc mình phải thực hiện, những quyền lợi, chính sách được áp dụng khi làm việc tốt. Ứng viên tự xây dựng mục tiêu, kế hoạch ngắn và dài hạn để chứng minh năng lực của mình.
Một số lưu ý khi viết JD nhà tuyển dụng cần nắm rõ
Hình thức sáng tạo, ngôn từ phù hợp
Sẽ thật là thiếu sót và tắc trách khi nhà tuyển dụng sử dụng những mẫu JD có sẵn trên mạng mà không chỉnh sửa hay coi đó như một nền tảng để khai phá. Form của bản JD nên được sáng tạo thêm và ngôn ngữ sử dụng trong đó cũng nên đạt chuẩn, thể hiện sự nghiêm túc và mong muốn thực sự tìm kiếm ứng viên của nhà tuyển dụng. Ngôn ngữ càng tinh tế, ứng viên càng có cái nhìn ấn tượng hơn về doanh nghiệp.
Rõ ràng, minh bạch về quyền lợi ứng viên
Một môi trường làm việc trẻ trung, năng động, đặc biệt rõ ràng về lợi ích luôn là điểm đến lý tưởng nhiều ứng viên mong muốn đặt chân. Không ai muốn làm việc trong một doanh nghiệp mập mờ về thu nhập, chính sách thưởng và đãi ngộ nhân viên. Tiêu chí này không những tạo nên uy tín giúp doanh nghiệp có thể đứng vững trong thị trường, mà còn giúp doanh nghiệp cân nhắc tốt hơn các khoản thu-chi.
Thúc đẩy văn hóa đặc trưng
Văn hóa được coi như linh hồn của một tổ chức, khuyến khích xây dựng và phát triển văn hóa lành mạnh, vui vẻ, tương trợ luôn là một trong những mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp. Một nơi mà nhân viên chỉ suốt ngày để ý, thù hằn, chơi xấu nhau sớm muộn cũng sẽ đổ nát.
JD không khác nào một bức tranh mô tả công việc, mà bức tranh khô khan hay thu hút phụ thuộc rất nhiều vào tay nghề của họa sĩ hay nói cách khác là người soạn JD. JD hấp dẫn thu hút lượng lớn các ứng viên, từ đó nhà tuyển dụng có lựa chọn đa dạng hơn cho vị trí đang thiếu hụt, là sự chuẩn bị vô cùng quan trọng đối với bộ phận hành chính- nhân sự trong một doanh nghiệp.